In den nachfolgenden Kapiteln erfahren Sie grundlegende Dinge zu Aufbau, Funktionsweise, Design und zu den Arbeitsabläufen (Workflow) in unserem Demoportal.

Es gibt vier wesentliche Funktionen: die Erstellung, Verwaltung, Veröffentlichung und Präsentation der Inhalte.

Erstellung der Inhalte (Autorenprozess)
Die Einfachheit des Autorenprozesses ist der Schlüssel zum erfolgreichen Content Management Systems (CMS).
Der Autor (also jeder Nutzer) soll ohne besondere Vorkenntnisse kinderleicht seinen gewünschten Inhalt erstellen, verändern und verwalten können

Verwaltung der Inhalte
Die Inhalte werden in der Content Datenbank, dem zentralen Speicher, hinterlegt. Diese Datenbank ist mit zahlreichen Funktionen ausgestattet, welche die Verwaltung unterstützen:
Alle Versionen einer Seite, auch die Informationen von „Wem Was Wann“ verändert wurde, werden gespeichert.
Jeder Benutzer kann nur Inhalte verändern, für die er berechtigt und verantwortlich ist.
Externe Informationen und IT-Systeme werden automatisch kontrolliert und integriert.
Die wichtigste Funktion ist das Management der Arbeitsabläufe (Workflow).

Beispiel:
Der Autor erstellt ein Dokument, also den Content/Inhalt. Das Dokument wird nach der Erstellung durch den Autor automatisch zum Redakteur geleitet, der das Dokument dann für die Veröffentlichung freigeben muss.
Der aktuelle Status des Dokuments wird verwaltet. Zuständige Redakteure werden benachrichtigt.
Mittels Workflow können mehrere Autoren zusammen oder unabhängig voneinander kreativ Inhalte erstellen und die Dokumente werden streng auf Qualität, Fehlerfreiheit und eine einheitliche Form kontrolliert.

Veröffentlichung der Inhalte
Erfasste Dokumente können sowohl in internen als auch in externen Portalen veröffentlicht werden. Dabei wird der Inhalt komplett dem gesamten Erscheinungsbild der Webseite automatisch angepasst: Es entsteht ein optisch einheitliches Gesamtbild.
Die Autoren müssen sich nicht um die Form der Darstellung kümmern, sondern konzentrieren sich völlig auf den Content/Inhalt.

Präsentation der Inhalte
Unser CMS verbessert Qualität und Effizienz der Seitenpräsentation. Beispielsweise kann es die Navigation aufbauen und vereinfacht die Unterstützung verschiedener Browser.
Anpassungen der Webseite an besondere Anwenderbedürfnisse (z.B. für Blinde) lassen sich einfach erstellen. Ebenso kann Plone CMS die Wirkung der Seite durch dynamische und interaktive Gestaltungen verbessern. Inhalte können in jeder beliebigen Form veröffentlicht werden, sei es in Druckformaten (PDF, Word etc.) oder in Formaten der Mobilgeräte (WAP, iMode).